Microsoft 365'te tüm kullanıcılara aynı imza nasıl eklenir?
Microsoft 365'te tüm kullanıcılara aynı imzayı eklemenin iki yolu var: Exchange yönetim merkezindeki posta akışı kuralı ya da imzayı Outlook'ta ekleyen bir eklenti. Kural ücretsizdir ama imzayı gönderimden sonra, sunucuda ekler; eklenti ise imzayı kişi yazarken, kendi bilgileriyle Outlook'ta gösterir.
Kısa cevap: tek ve basit bir metin yeterliyse Exchange yönetim merkezindeki bir posta akışı kuralı iş görür. Her çalışanın kendi adı, unvanı, telefonu ve fotoğrafıyla, yazarken görünen ve departmana göre değişebilen bir imza istiyorsanız Outlook eklentisi ile çalışan bir imza yönetimi aracı gerekir. Aşağıda iki yolu da adım adım anlatıyoruz.
1. yol: Posta akışı kuralıyla imza (Exchange yönetim merkezi)
Microsoft 365, giden e-postalara sunucu tarafında metin eklemenize izin verir. Bu özelliğin adı "sorumluluk reddi" (disclaimer) olsa da birçok şirket onu imza için kullanır.
Genel adımlar:
- Exchange yönetim merkezini açın.
- Posta akışı → Kurallar sayfasına gidin ve yeni bir kural ekleyin.
- Sorumluluk reddi uygula (Apply disclaimers) seçeneğini seçin.
- Kuralın hangi iletilere uygulanacağını belirleyin (örneğin yalnızca kuruluş dışına giden e-postalar).
- İmza metnini HTML olarak girin, bir yedek eylem seçin ve kuralı kaydedin.
Bu yöntem ek ücret gerektirmez ve tüm posta kutuları için tek yerden çalışır. Ancak bazı sınırları vardır:
- İmza gönderimden sonra eklenir. Kişi e-postayı yazarken imzasını görmez; imza ileti sunucudan geçerken eklenir.
- İmza yanıt zincirinin en altına düşebilir. Kural metni iletinin sonuna ekler; uzun bir yazışmada imza, yeni yanıtın hemen altında değil, alıntılanan eski iletilerin altında kalabilir.
- Görsel ve tasarım sınırlıdır. Karmaşık HTML tasarımlar, logolar ve fotoğraflar her alıcıda aynı görünmeyebilir.
- Kişiye özel ve departmana özel imzalar zahmetlidir. Her departman ya da kampanya için ayrı kural yazmak ve bunları güncel tutmak gerekir.
2. yol: Outlook eklentisiyle imza
Bu yaklaşımda imza, kişi Outlook'ta yeni bir e-posta başlattığında, yanıtladığında ya da ilettiğinde Outlook'un içinde eklenir. Kişi imzasını yazarken görür, e-posta da olduğu gibi gönderilir; ileti başka bir sunucudan geçirilmez.
Mailtiv bu şekilde çalışır:
- Yöneticiler imzaları Mailtiv portalında tasarlar.
- Outlook için Mailtiv eklentisi, Microsoft 365 yönetim merkezinden tüm kullanıcılara bir kez dağıtılır.
- Eklenti her kişinin Microsoft 365 profilini okur ve imzayı onun adı, unvanı, departmanı, telefon numaraları, ofis adresi ve fotoğrafıyla doldurur.
- İmza Windows (yeni ve klasik Outlook), Mac, Outlook web, iPhone ve Android'de eklenir. Telefonlarda toplantı davetlerine imza eklenmez.
Böylece "herkese aynı imza" aslında "herkese aynı tasarım, kişiye özel bilgiler" anlamına gelir. Kurulum adımları için Mailtiv kurulumu sayfasına bakabilirsiniz.
Departman, grup ve şirket imzası: hangi imza geçerli olur?
Tek tasarım çoğu şirkete yetmez; satış ekibi kampanya görseli, hukuk ekibi ek bir not isteyebilir. Mailtiv'de her kişi yine tek bir imza alır ve bu imza şu sırayla seçilir:
- Kişi bir imza grubundaysa, o grubun imzasını alır.
- Değilse ve departmanı için bir imza tanımlıysa, onu alır.
- Hiçbiri yoksa, e-posta alan adı için tanımlı şirket imzasını alır.
Bir kampanya sürerken, hedeflediği kişilerin imzasının yerini alır; kampanya bittiğinde herkes normal imzasına döner. Ayrıntılar Portal rehberi sayfasında.
Profil bilgilerini Microsoft 365'te güncel tutun
Hangi yöntemi seçerseniz seçin, imzadaki bilgiler Microsoft 365'teki kullanıcı profilinden gelir. Bu yüzden:
- Unvan, departman ve telefon alanlarını Microsoft 365'te düzenli olarak kontrol edin. Departman alanı, Mailtiv'de hangi departman imzasının kullanılacağını da belirler.
- Birinin unvanı değiştiğinde, imzayı değil profili güncelleyin. Mailtiv değişikliği ardından alır; profil değişikliklerinin imzaya yansıması birkaç saat sürebilir.
- Çalışanlardan kendi Outlook imzalarını kaldırmalarını isteyin; aksi halde bir e-postada iki imza görünebilir.
Hangi yolu seçmelisiniz?
- Posta akışı kuralı: tek, sade bir metin; az sayıda kullanıcı; görsel ve kişiye özel bilgi gerekmiyor.
- Outlook eklentisi: kişiye özel bilgiler, departman ve grup imzaları, tarihli kampanyalar ve imzanın yazarken görünmesi isteniyor.
Üç yaklaşımın (posta akışı kuralları, sunucu tarafı imza hizmetleri ve Outlook eklentileri) ayrıntılı karşılaştırması için E-posta imza yönetimi yaklaşımları sayfasına bakın.
Sık sorulan sorular
Microsoft 365'te ücretsiz olarak herkese imza ekleyebilir miyim?
Evet. Exchange yönetim merkezinde Sorumluluk reddi uygula eylemiyle bir posta akışı kuralı oluşturabilirsiniz. İmza gönderimden sonra sunucuda eklenir; kişi yazarken görmez ve tasarım seçenekleri sınırlıdır.
Her çalışanın kendi adı ve unvanı imzada nasıl görünür?
Bilgiler Microsoft 365 profilinden alınır. Mailtiv eklentisi, imzayı her kişinin kendi profil bilgileriyle doldurur; bir bilgi yanlışsa Microsoft 365'teki profili güncellemek yeterlidir.
Departmanlara farklı imza verebilir miyim?
Evet. Mailtiv'de bir departman için imza tanımlarsanız o departmandaki kişiler onu alır. Departman, Microsoft 365'teki Departman alanından gelir. Bir imza grubu ya da süren bir kampanya, departman imzasının önüne geçer.
Bir e-postada iki imza görünüyorsa ne yapmalıyım?
Genellikle kişinin kendi Outlook imzası da açıktır. Kişiden Outlook imzasını kaldırmasını ya da yeni iletiler ve yanıtlar için "(imza yok)" seçmesini isteyin.
Mailtiv'i görmek ister misiniz?
Kısa bir demo planlayın ya da portala giriş yapın.