Outlook'ta kurumsal e-posta imzası nasıl kurulur?
Tek bir kişi imzasını Outlook ayarlarından ekleyebilir; ama şirketin tamamında aynı imzayı korumak için imzayı merkezden yönetmeniz gerekir. Microsoft 365'te bunu bir Outlook eklentisiyle yaparsınız: imzalar portalda tasarlanır, Outlook her kişinin bilgileriyle kendiliğinden ekler.
Outlook'ta kendi imzanızı birkaç tıklamayla ekleyebilirsiniz; ama bir şirketin tamamında aynı, güncel imzayı tutmak elle mümkün değildir. Kurumsal imza için imzayı merkezden tasarlayıp herkesin Outlook'una otomatik ekleyen bir çözüm kullanırsınız.
Tek kişi için: Outlook'ta imza ekleme
Yalnızca kendi imzanızı ekleyecekseniz Outlook'un kendi ayarları yeterlidir:
- Outlook web ve yeni Outlook: Ayarlar → Posta → Oluştur ve yanıtla → E-posta imzası yolunu izleyin.
- Klasik Outlook (Windows): Dosya → Seçenekler → Posta → İmzalar yolunu izleyin.
- Yeni bir imza oluşturun, metni ve logoyu ekleyin, yeni iletiler ve yanıtlar için varsayılan imzayı seçin.
Bu yöntem kişisel kullanım için iyidir. Ancak her cihazda ayrı ayarlanır ve bilgiler kişinin kendi yazdığı kadar doğrudur.
Şirket için neden yetmez?
Kişilerin kendi imzalarını yazması büyüyen bir şirkette birkaç soruna yol açar:
- Tutarsız görünüm: herkes farklı yazı tipi, renk ve logo kullanır.
- Eski bilgiler: unvan veya telefon değişince imza güncellenmez.
- Kampanyalar zorlaşır: bir fuar ya da bayram için imzayı herkes için aynı gün değiştirmek pratik değildir.
- BT'nin yükü artar: her yeni çalışanda ve her tasarım değişikliğinde iş tekrar başlar.
Merkezi seçenekler
Microsoft 365'te kurumsal imza için başlıca iki yol vardır:
- Posta akışı kuralları: Exchange'in sorumluluk reddi kuralları, e-posta gönderildikten sonra sunucuda metin ekler. Gönderen imzayı yazarken görmez ve tasarım seçenekleri sınırlıdır.
- Outlook eklentisi: imza, e-posta yazılırken Outlook'un içinde eklenir. Gönderen imzayı görür ve e-posta başka bir sunucudan geçmez.
İki yaklaşımın karşılaştırması için E-posta imza yönetimi yaklaşımları sayfasına bakın.
Mailtiv ile adım adım kurulum
Mailtiv, bir Outlook eklentisi ve web portalından oluşur. Kurulum yaklaşık 30 dakikalık iş gerektirir. Ayrıntılı rehber: Şirketiniz için Mailtiv kurulumu.
- Onaylayın. Bir Genel Yönetici my.mailtiv.com adresinde Microsoft hesabıyla oturum açar ve Mailtiv'in izinlerini bir kez onaylar.
- Yöneticileri ekleyin. İlk girişte Mailtiv yöneticisi olursunuz. İş arkadaşlarınıza Admin, Contributor ya da Reader rolü verin. Yalnızca e-posta gönderen çalışanların role ihtiyacı yoktur.
- Eklentiyi dağıtın. Microsoft 365 yönetim merkezinde Ayarlar → Tümleşik uygulamalar altında Mailtiv'i ekleyin. Önce küçük bir pilot gruba, sonra tüm kuruluşa atayın. Eklentinin herkesin Outlook'unda görünmesi 24 saati bulabilir.
- İmzanızı tasarlayın. Portalda logonuzu ve bağlantılarınızı ekleyin, şablon galerisinden bir tasarım seçin ve etki alanınız için etkinleştirin.
- Deneyin. Pilot kullanıcıyla Outlook'ta yeni bir e-posta başlatın; imza kişinin Microsoft 365 profilindeki ad, unvan ve telefonla gelir.
Outlook'un kendi imzalarını kapatın
Merkezi imzaya geçtiğinizde, kişilerin eski Outlook imzaları açık kalırsa e-postada iki imza görünür. Bunu önlemek için:
- Çalışanlardan kendi Outlook imzalarını kaldırmalarını ya da yeni iletiler ve yanıtlar için "(imza yok)" seçmelerini isteyin.
- İsterseniz Outlook web ve yeni Outlook'ta kullanıcıların kendi imzalarını oluşturmasını Exchange yönetim merkezindeki Outlook web uygulaması ilkeleri üzerinden kapatabilirsiniz. Bu ayar klasik Outlook'u etkilemez.
Paylaşılan posta kutuları desteklenmez; imzalar her kişinin kendi posta kutusu içindir.
Sık sorulan sorular
Kurulum için sunucu gerekir mi?
Hayır. Bir Genel Yönetici Mailtiv'i Microsoft 365'te bir kez onaylar ve eklentiyi yönetim merkezinden dağıtır. Ek sunucu ya da connector gerekmez.
Hangi Outlook sürümlerinde çalışır?
Windows için yeni ve klasik Outlook, Mac, Outlook web, iPhone ve Android. Tek seferlik satın alınan Outlook 2016 ve 2019 imzayı otomatik ekleyemez.
Çalışanların bir şey yapması gerekir mi?
Hayır. Eklenti dağıtıldıktan sonra imza yeni e-postalara, yanıtlara, iletilere ve toplantı davetlerine kendiliğinden eklenir. Yalnızca eski Outlook imzalarını kapatmaları gerekir.
Bir bilgi yanlışsa ne olur?
İmzadaki bilgiler Microsoft 365 profilinden gelir. BT profili düzeltir; kişi Mailtiv bölmesinde Refresh my details seçeneğiyle değişikliği hemen alabilir.
Mailtiv'i görmek ister misiniz?
Kısa bir demo planlayın ya da portala giriş yapın.