Mailtiv

E-posta imza yönetimi yaklaşımları

Inthouse ürün ekibi tarafından güncellendi: 4 Kasım 2026

Kurumsal e-posta imzası için tek bir doğru yol yok. Seçim; imzayı nerede eklemek istediğinize, e-postalarınızın Microsoft 365 dışına çıkıp çıkmamasına ve kullanıcıların imzayı yazarken görmesinin sizin için ne kadar önemli olduğuna bağlı.

Dört yaklaşım

1. Outlook'un kendi imzaları

Her kullanıcı imzasını Outlook ayarlarında kendisi oluşturur. Ücretsizdir ve kurulum gerektirmez. Ancak imzaların aynı görünmesini, unvan ve telefonların güncel kalmasını sağlamak kullanıcılara kalır. Merkezden değiştirmek ya da kampanya eklemek mümkün değildir.

2. Exchange posta akışı kuralları

BT ekibi, Exchange Online'da giden e-postalara metin ekleyen bir kural (disclaimer) tanımlar. İmza merkezdendir ve her cihazdan gönderilen e-postaya eklenir. Ancak imza e-posta gönderildikten sonra sunucuda eklenir; kullanıcı yazarken görmez. Yanıtlarda imza, yazışmanın en altına eklenir. Tasarım seçenekleri sınırlıdır ve kural sayısı arttıkça yönetmek zorlaşır.

3. Sunucu tarafı imza servisleri

Giden e-postalar, Microsoft 365'ten çıktıktan sonra servis sağlayıcının sunucularından geçirilir ve imza orada eklenir. Genellikle her cihazda çalışır ve tasarım seçenekleri geniştir. Bunun karşılığında e-postalarınız üçüncü taraf bir altyapıdan geçer ve bunun için Exchange'de ek bir bağlantı (connector) kurulur. Kullanıcının imzayı yazarken görüp göremeyeceği servise göre değişir.

4. Outlook eklentileri

İmza, kullanıcı e-postayı Outlook'ta yazarken bir eklenti tarafından eklenir. Kullanıcı imzayı göndermeden önce görür. E-posta akışı değişmez; e-postalar Microsoft 365 içinde kalır. Eklentinin hangi Outlook sürümlerinde ve cihazlarda çalıştığı, Microsoft'un eklentilere tanıdığı imkânlara bağlıdır. Mailtiv bu yaklaşımı kullanır.

Karşılaştırma

Mailtiv bu yaklaşımların neresinde?

Mailtiv bir Outlook eklentisi ve web portalıdır. İmzaları portalda merkezden tasarlarsınız; eklenti doğru imzayı kullanıcı yazarken ekler.

• E-postalarınız Mailtiv'den geçmez. Mailtiv e-postalarınızı okumaz, saklamaz ve yönlendirmez. Ek bir connector gerekmez.
• Çalıştığı yerler: Windows için yeni ve klasik Outlook, Mac, Outlook web ve iPhone/Android. Telefonlarda imza e-postalara eklenir, toplantı davetlerine eklenmez.
• Toplantı davetleri: bilgisayarda ve web'de toplantı davetlerine de imza eklenir.
• Desteklenmeyenler: tek seferlik satın alınan Outlook 2016 ve 2019 imzayı otomatik ekleyemez.
• Merkezi yönetim: imzaları departmanlara ve Mailtiv gruplarına atayabilir, tarihli kampanyalarla belirli bir süre için değiştirebilirsiniz.
• Kişiye özel bilgiler: ad, unvan, telefon ve fotoğraf her kişinin kendi Microsoft 365 profilinden gelir.
• Kurulum: bir Genel Yönetici Mailtiv'i Microsoft 365'te bir kez onaylar ve eklentiyi Microsoft 365 yönetim merkezinden dağıtır. Ayrıntılar Kurulum sayfasında.

Mailtiv'in nasıl çalıştığını ve hangi verileri kullandığını Mailtiv nasıl çalışır sayfasında bulabilirsiniz.

Nasıl seçmeli?

Karar vermeden önce şu soruları sorun:

1. E-postalarımızın Microsoft 365 dışındaki bir altyapıdan geçmesi kabul edilebilir mi? KVKK ve iç güvenlik politikalarınız açısından bunu netleştirin.
2. Kullanıcılar imzayı göndermeden önce görmeli mi? Yazarken görmek, yanlış imzayı fark etmeyi kolaylaştırır.
3. Hangi Outlook sürümlerini ve cihazları kullanıyoruz? Eski, tek seferlik satın alınan Outlook sürümleri ve telefonlar her yaklaşımda aynı davranmaz.
4. Toplantı davetlerinde de imza gerekiyor mu?
5. Departmana göre farklı imzalar ya da dönemsel kampanyalar istiyor muyuz?
6. Kurulumu ve bakımı kim yapacak? Kural yazmak, connector kurmak ya da eklenti dağıtmak farklı iş yükleri getirir.
7. İmzadaki kişisel bilgiler nereden gelecek? Microsoft 365 profilleri güncel tutuluyorsa, imzalar da güncel kalır.

Sık sorulan sorular

Sunucu tarafı imza ile Outlook eklentisi arasındaki temel fark nedir?

Sunucu tarafı serviste imza, e-posta gönderildikten sonra servisin sunucularında eklenir; bunun için e-postalar o sunuculardan geçer. Outlook eklentisinde imza, kullanıcı yazarken Outlook'ta eklenir ve e-postalar Microsoft 365 içinde kalır.

Exchange posta akışı kuralları yeterli değil mi?

Basit, metin ağırlıklı bir imza için yeterli olabilir. Kullanıcıların imzayı yazarken görmesini, yanıtlarda imzanın doğru yerde durmasını ya da departmana göre farklı tasarımları istiyorsanız sınırlı kalır.

Outlook eklentisi telefonlarda çalışır mı?

Eklentiye bağlıdır. Mailtiv, iPhone ve Android için Outlook'ta e-postalara imza ekler; telefonlarda toplantı davetlerine imza eklenmez.

Mailtiv e-postalarımızı okur ya da saklar mı?

Hayır. Mailtiv imzayı her kişinin Microsoft 365 profil bilgileriyle doldurur ve Outlook'ta e-postaya ekler. E-postalarınız Mailtiv'den geçmez; okunmaz, saklanmaz ve yönlendirilmez.

Birden fazla yaklaşımı birlikte kullanabilir miyiz?

Kullanabilirsiniz, ancak aynı e-postaya iki imza eklenebilir. Mailtiv kullanıyorsanız Outlook'un kendi imzalarını kapatmanızı ve imza ekleyen posta akışı kurallarını gözden geçirmenizi öneririz. Ayrıntılar Kurulum sayfasında.